Vad är behovet av att digitalisera verksamheten? Vi lever i en digital värld. Digitalisering är rätt väg att gå. Det är inte bara ett alternativ, utan en nödvändighet om du inte vill hamna på efterkälken i konkurrensen.
Digitaliseringen av affärsprocesser är ett hett ämne. Men vad innebär det egentligen? Digitalisering är processen att överföra information från ett format till ett annat. I det här fallet innebär det att överföra information från papper till digital form.
Digitalisering gör processer mer effektiva, snabbare och billigare. Det är en viktig del av moderniseringen av ditt företag och dess ledning. Här är sex situationer där det är meningsfullt att digitalisera processer:
Det mest uppenbara skälet till att digitalisera affärsprocesser är att pappersdokument kan gå förlorade eller skadas under transport. Dessutom kan de vara svåra att hitta med kort varsel i stora mängder pappersarbete. Digitala dokument är däremot alltid tillgängliga på alla enheter med internet uppkoppling. De är också lättare att arkivera på ett säkert sätt än pappersdokument - särskilt om du använder programvara för hantering av företags innehåll (ECM).
Digitalisering sparar också tid när det gäller hantering av arbetsflöden. Om ett dokument till exempel har skannats in i ett system kan dess status kontrolleras när som helst - vilket innebär att det inte uppstår några förseningar när en medarbetare behöver information från en annan avdelning eller från en extern leverantör. Detsamma gäller när en medarbetare matar in data i systemet: Systemet kontrollerar automatiskt om informationen är korrekt, vilket sparar tid och arbete för både anställda och chefer.
Digitaliseringen av dokument gör dem säkrare än pappersfiler, eftersom de inte kan gå förlorade eller förstöras av brand eller översvämning. Det digitala formatet gör det också lättare att dela filer med flera parter, inklusive advokater och klienter. Digitala filer är också lättare att söka och återfinna än pappersfiler. Om du t.ex. har en hög med gamla avtal på kontoret kan det vara svårt att hitta specifika dokument när du behöver dem.
En annan fördel är att du när som helst har en översikt över all företagsinformation. Det gör att du kan fatta viktiga beslut snabbt och effektivt. Du kan också använda den för att få tillgång till ditt företags finansiella rapporter, avtal och försäljningsrapporter. Ett bra exempel på ett molnbaserat system är Salesforce. Detta är ett CRM-program (Customer Relationship Management) som hjälper dig med dina försäljnings- och marknadsföringsinsatser. Det kan också användas för att hantera kundinformation, leads och e-postkampanjer.
Tack vare digitaliseringen av dokument kan du också förbättra dina kundrelationer. Systemet gör att du snabbt och enkelt kan komma i kontakt med kunderna, vilket gör det lättare för dem att hantera eventuella frågor eller problem de har. Det innebär att du kan erbjuda en mer personlig service, vilket skapar kundlojalitet och bidrar till att locka nya kunder.
Systemet bidrar också till att förbättra din effektivitet genom att minska den tid som läggs på administrativa uppgifter. Det innebär att ditt företag kan bli både lönsammare och mer effektivt.
Om du har problem med det fysiska utrymmet för ditt företag kan du enkelt expandera det online. Det innebär att du kan växa utan att behöva oroa dig för hur mycket utrymme du behöver eller hur många personer som finns tillgängliga. Det är otroligt vad man kan åstadkomma när man har en gedigen digital strategi på plats. Från papperslösa kontor till automatiserade arbetsflöden - digitaliseringen av processer kan spara organisationer mycket tid och pengar, och bidra till att säkerställa att ett företag ligger i framkant när det gäller effektivitet. Med tanke på att det uppskattas att upp till 89% av arbetskraften i USA ägnar någon del av sin dag åt pappersarbete, bör digitalisering av affärsprocesser vara en integrerad del av alla organisationers digitala strategi.
